ВАЖНИ АРХИВСКИ ДОКУМЕНТИ СКАПУВААТ ВО ВЛАГА! И тоа е само дел од хаосот во Државниот архив што го открија ревизорите

Архивскиот материјал во земјава се чува во влажни, неаклиматизирани простории, по подови и без соодветна заштита и евиденција, обелодени Државниот ревизор во извештајот за направената ревизија за 2024 година.

Ревизорите предупредуваат дека речиси сите депоа на Архивот се несоодветни за чување на материјалите.

„Дел од депоата се лоцирани во непосредна близина на сливно подрачје и речно корито, што не е во согласност со Правилникот. Електричните инсталации кои минуваат низ депоата се стари, поставени со самата изградба на објектите и не се соодветно обезбедени, Ѕидовите на депоата се испукани од влага и протекување на крововите и подовите се стари изработени од линолеум кој дел е одлепен“ се наведува во извештајот.

Посебно предупредување на ревизорите има за новиот објект на Државниот архив, кој според ревизорите е во целосна спротивност на стандардите за архивско работење со супстандардни услови за работење, како за вработените, така и за архивскиот материјал и за корисниците на истиот, со што целосно се маргинализира основната функција на Архивот како чувар на архивскиот материјал кој претставува културно и историско наследство од посебен национален интерес за државата.

„Во актуелните административни простории не постојат елементарни услови за работа на архивистите, кои средуваат документација стара и стотици години во простории без прозори (без природна вентилација и светлина). Системот за вентилација не е направен согласно меѓународните стандарди препорачани за архиви, библиотеки и музеи и истиот само ја влошува состојбата со квалитетот на воздухот бидејќи придонесува за распространување на штетните честички од депото низ сите работни простории. Актуелниот простор не располага со помошни пожарни скали за евакуација во случај на пожар, поплава, земјотрес“, се наведува во извештајот.

Загрижувачки забелешки има и во делот на чување на архивскиот материјал. Во најголем број од подрачните одделенија на Архивот просториите се влажни и не соодветствуваат на критериумите за чување на материјалот. Во просториите има поставени клима уреди, но тие не работат, а прозорците на дел од архивските складишта не се заштитени од сончева светлина (завеси, заштитни капаци, ролетни). Поради недостиг на простор за средување на архивските материјали дел се чуваат надвор од полиците односно на под. Полиците, рафтовите и касите не се обележани што го отежнува пронаоѓањето на материјалот.

Депоата се опремени со систем за рано откривање и дојава на пожар, но тие не функционираат.

Во дел од подрачните единици на Арховот уредите за контрола на температурата и влажноста на воздухот (термометри, хигрометри или полиметри) се многу стари и нефункционални, во некои вакви уреди воопшто немаат.  Уреди за мерење на температура и влажност на воздухот исто така во дел од подрачните единици не функционираат.

„Овие  состојби укажуваат дека Државиот архив со дејност од исклучително национално значење кој претставува историски трезор на архивскиот и документарен материјал за историјата на Република С Македонија не располага со простор кој ги исполнува основните услови за нивно сместување, чување и заштита и постои можност да биде загрозена нивната безбедност. Поради застареноста и дотраеност на опремата, постои висок ризик од нејзино расипување и ставања вон употреба, а со тоа и од трајно губење на досега внесените податоци за целокупниот архивски и документарен материјал кој го поседува Државниот архив“, се наведува во извештајот“.

Државниот архив поседува застарена и неадекватна комјутерска програма (апликација) за вршење на редовните активности за обработка, изработка на аналитичен инвентар, опис и попис на фондовите и нивна можност за користење од страна на истражувачите и граѓаните.

Ревизорите предупредуваат дека програмата, односно апликацијата е од периодот помеѓу 1996 – 1998 година и е применлива само на старата опрема (персонални компјутери). Новите персонални компјутери истата не ја подржуваат и пости можност за трајно губење на досега внесените податоци и информации за архивските фондови. Во некои одделенија податоците се евидентираат на застарен начин со забелешки во „Word“ поради откажување на персоналните компјутери.

Во дел од депоата има обезбедено чуварска служба само во една смена. Исто така дел од депоата не поседуваат ниту алармен систем за откривање и дојава на неовластен пристап.

Ревизорите утврдиле и дека дел од она што го поседуваат Архивот не се прикажува во пописите, а вредноста на попишаното не се знае бидејќи во пописните листи, освен називите на предметите, не се пресметува вредноста. Исто така не е извршен попис на земјиштето, градежните објекти, на стоките на залиха кои
се однесуваат на публикуваните изданија во магацин и книгите во библиотеките.

Незаконско постапување во Архивот има и во спроведувањето на јавните набавки.

Кај 6 постапки за јавни набавки не е обезбедена усогласеност помеѓу износите наведени во одлуките за јавна набавка и износот наведен во планот за јавни набавки. Имено одлуките за јавна набавка се донесени на износ поголем од 20% до 1200%..

Кај 5 постапки изјавите за непостоење судир на интереси не се потпишани од сите членови и заменици на членовите на комисијата за јавни набавки.

Неправилности се утврдени и кај набавиките на одржувањето на ИТ опремата,  на  струја, како и кај набавките за реконструкции на објекти и поправки на возила.

„Воспоставениот начин на постапување при спроведувањето на дел од постапките за јавни набавки упатува на несоодветна примена на одредбите од ЗЈН и влијае на начелата на економичност, ефикасност, транспарентност, конкуренција помеѓу економските оператори како и несоодветно користење на буџетските средства“, се наведува во извештајот.

Ревизорите утврдиле дека во Архивот има недоволен број вработени, нереализирани унапредувања како и вработувањата на определено време, што влијае на квалитетот на извршувањето на основната дејност.

Утврдени се и неправилности во начинот на остварувањето на приходите, давањето на
попусти и подароци. Исплаќани се надоместоци без законска основа.

Државниот архив има девет подрачни одделенија и тоа во Скопје, Велес, Тетово, Прилеп, Битола, Охрид, Штип, Куманово и во Струмица.